Polityka Przechowywania Danych
Ostatnia aktualizacja: 28 grudnia 2024
Niniejsza Polityka Przechowywania Danych opisuje zasady, według których Institutlex Hub przechowuje, archiwizuje i usuwa dane osobowe oraz inne informacje gromadzone w związku ze świadczeniem usług za pośrednictwem platformy dostępnej pod adresem nykajoe.pro. Celem niniejszego dokumentu jest zapewnienie przejrzystości w zakresie zarządzania danymi oraz poinformowanie użytkowników o ich prawach.
1. Zakres stosowania
Niniejsza polityka ma zastosowanie do wszystkich danych przetwarzanych przez Institutlex Hub w związku z korzystaniem z platformy, w tym danych przekazanych przez użytkowników podczas rejestracji, korzystania z kursów i masterclassów, kontaktu z obsługą oraz dokonywania płatności.
Polityka dotyczy zarówno danych osobowych użytkowników indywidualnych, jak i danych przekazanych przez podmioty instytucjonalne korzystające z usług platformy.
2. Kategorie przechowywanych danych
2.1 Dane konta i rejestracyjne
Dane podane podczas zakładania konta, takie jak imię, nazwisko, adres e-mail oraz hasło w postaci zaszyfrowanej, przechowywane są przez cały okres aktywności konta użytkownika oraz przez okres wskazany w sekcji dotyczącej usuwania danych po zakończeniu korzystania z usług.
2.2 Dane dotyczące aktywności edukacyjnej
Informacje o ukończonych kursach, postępach w nauce, wystawionych certyfikatach oraz wynikach ocen przechowywane są przez czas trwania relacji z użytkownikiem, a po jej zakończeniu — przez dodatkowy okres niezbędny do realizacji uzasadnionych interesów platformy, w tym obsługi ewentualnych roszczeń.
2.3 Dane transakcyjne i płatnicze
Dane dotyczące dokonanych płatności, historii zakupów oraz faktur przechowywane są przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego. Pełne dane kart płatniczych nie są przechowywane przez platformę — są przetwarzane wyłącznie przez certyfikowanych dostawców usług płatniczych.
2.4 Dane techniczne i logi systemowe
Logi dostępu, adresy IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce oraz dane sesji przechowywane są przez ograniczony okres, niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa systemu, diagnozowania błędów oraz ochrony przed nadużyciami.
2.5 Dane komunikacyjne
Wiadomości przesłane za pośrednictwem formularzy kontaktowych, korespondencja e-mail z obsługą klienta oraz zgłoszenia serwisowe przechowywane są przez okres niezbędny do rozwiązania sprawy oraz przez dodatkowy czas umożliwiający weryfikację jakości obsługi.
3. Okresy przechowywania danych
Poniższa tabela przedstawia orientacyjne okresy przechowywania poszczególnych kategorii danych:
| Kategoria danych | Okres przechowywania | Podstawa |
|---|---|---|
| Dane konta użytkownika | Czas trwania konta + 90 dni po usunięciu | Realizacja umowy |
| Historia aktywności edukacyjnej | Czas trwania konta + 2 lata | Uzasadniony interes |
| Certyfikaty i zaświadczenia | 5 lat od wystawienia | Uzasadniony interes |
| Dane transakcyjne i faktury | 5 lat od daty transakcji | Obowiązek prawny |
| Logi systemowe i techniczne | Do 12 miesięcy | Bezpieczeństwo systemu |
| Korespondencja z obsługą | 3 lata od zamknięcia sprawy | Uzasadniony interes |
| Dane marketingowe i zgody | Do cofnięcia zgody + 1 rok | Zgoda użytkownika |
| Dane anonimowe i statystyczne | Bezterminowo | Analiza i rozwój usług |
Podane okresy mają charakter orientacyjny. W uzasadnionych przypadkach dane mogą być przechowywane przez dłuższy czas, jeśli jest to niezbędne do obrony przed roszczeniami prawnymi, realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa lub na wyraźne żądanie właściwych organów.
4. Zasady usuwania i anonimizacji danych
4.1 Automatyczne usuwanie
Po upływie określonego okresu przechowywania dane są automatycznie usuwane z systemów platformy lub poddawane anonimizacji w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby, której dotyczą. Procesy usuwania danych przeprowadzane są regularnie zgodnie z wewnętrznym harmonogramem.
4.2 Usuwanie na żądanie użytkownika
Użytkownik ma prawo zażądać usunięcia swoich danych osobowych. Wniosek taki zostanie rozpatrzony w rozsądnym terminie. Należy jednak mieć na uwadze, że część danych może podlegać obowiązkowym okresom przechowywania wynikającym z przepisów prawa i nie może zostać usunięta przed ich upływem.
4.3 Usunięcie konta
W przypadku usunięcia konta przez użytkownika, dane osobowe umożliwiające identyfikację zostaną usunięte lub zanonimizowane po upływie okresu retencji wskazanego w tabeli powyżej. Dane niezbędne do celów prawnych lub rachunkowych zostaną zachowane przez wymagany czas.
5. Przechowywanie danych — bezpieczeństwo i lokalizacja
Dane przechowywane są na serwerach zapewniających odpowiedni poziom bezpieczeństwa technicznego i organizacyjnego. Stosowane są środki ochrony obejmujące szyfrowanie danych w spoczynku i podczas transmisji, kontrolę dostępu oraz regularne audyty bezpieczeństwa.
W przypadku korzystania z usług zewnętrznych dostawców infrastruktury lub podmiotów przetwarzających dane, Institutlex Hub zapewnia, że podmioty te gwarantują odpowiedni poziom ochrony danych zgodny z obowiązującymi standardami.
6. Kopie zapasowe
W celu zapewnienia ciągłości działania usług platforma tworzy regularne kopie zapasowe danych. Kopie zapasowe przechowywane są przez ograniczony czas i podlegają tym samym standardom bezpieczeństwa co dane produkcyjne. Usunięcie danych z systemów produkcyjnych może nie skutkować natychmiastowym usunięciem ich z kopii zapasowych — zostaną one usunięte w ramach regularnego cyklu rotacji kopii.
7. Prawa użytkowników w zakresie przechowywanych danych
W związku z przechowywaniem danych użytkownicy mają prawo do:
- Dostępu — uzyskania informacji o tym, jakie dane są przechowywane i przez jaki okres
- Sprostowania — żądania poprawienia nieprawidłowych lub niekompletnych danych
- Usunięcia — żądania usunięcia danych, gdy nie ma podstawy prawnej do ich dalszego przechowywania
- Ograniczenia przetwarzania — żądania ograniczenia przetwarzania danych w określonych przypadkach
- Przenoszenia danych — otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie
- Sprzeciwu — wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na uzasadnionym interesie
Wnioski dotyczące realizacji powyższych praw należy kierować na adres e-mail: info@nykajoe.pro lub pisemnie na adres: Krucza 6/14, 00-537 Warszawa.
8. Dane dzieci
Platforma Institutlex Hub nie jest przeznaczona dla osób poniżej 16. roku życia i świadomie nie gromadzi ich danych osobowych. W przypadku stwierdzenia, że dane osoby niepełnoletniej zostały zgromadzone bez stosownej zgody, zostaną one niezwłocznie usunięte.
9. Zmiany w polityce przechowywania danych
Institutlex Hub zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej polityce. O istotnych zmianach użytkownicy zostaną poinformowani za pośrednictwem poczty elektronicznej lub poprzez wyraźne powiadomienie na platformie. Dalsze korzystanie z usług po wejściu w życie zmian oznacza akceptację zaktualizowanej polityki.
Aktualna wersja polityki jest zawsze dostępna na stronie nykajoe.pro.
10. Kontakt
W przypadku pytań dotyczących niniejszej Polityki Przechowywania Danych lub sposobu przetwarzania danych osobowych prosimy o kontakt:
- E-mail: info@nykajoe.pro
- Telefon: +48 22 338 67 83
- Adres korespondencyjny: Institutlex Hub, Krucza 6/14, 00-537 Warszawa, Polska